Der Förderverein „Brinkweg-Spatzen“ - Förderverein der Städtischen Kindertagesstätte Sythen e.V. (nachfolgend Förderverein Brinkweg-Spatzen genannt) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Förderverein Brinkweg-Spatzen die nachfolgende Datenschutzgrundverordnung.
§1 Allgemeines
Der Förderverein Brinkweg-Spatzen verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Datensystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. In diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzgrundverordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Förderverein Brinkweg-Spatzen insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Name/n des Kindes/der Kinder, Datum des Vereinsbeitritts, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer und Kontodaten.
§3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an Veranstaltungen des Fördervereins Brinkweg-Spatzen.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Fördervereins Brinkweg-Spatzen werden die Daten der Vorstandsmitglieder mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse veröffentlicht.
§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der gesamte Vorstand des Fördervereins Brinkweg-Spatzen.
Der gesamte Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. Diese müssen schriftlich per Post an die Adresse des Fördervereins Brinkweg-Spatzen geschickt werden.
§5 Verwendung und Herausgaben von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligungen der betroffenen Personen vorliegen. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z. B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
4. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Ehrenamtlichen des Fördervereins Brinkweg-Spatzen, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind zu einem vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§7 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritt
Der Förderverein Brinkweg-Spatzen ist über die Website www.brinkwegspatzen.de vertreten. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegen dem Vorstand. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand bzw. die durch den Vorstand beauftragte Person erfolgen. Auf die Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Onlineauftritten ist besonders zu achten.
§8 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgänge und diese Ordnung
1. Alle Ehrenamtlichen des Fördervereins Brinkweg-Spatzen dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht weitergegeben, es sei denn, die Betroffenen willigen ein. Wer sich freiwillig in eine Liste einträgt, deren Zweck klar beschrieben ist (z.B. zur Gründung einer WhatsApp-Gruppe, zum Cafeteria-Dienst, für Kuchenspenden etc.), hat seine Einwilligung damit gegeben.
3. Personenbezogene Daten werden gelöscht bzw. vernichtet, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Sollte Papier vernichtet werden, ist es zu schreddern.
4. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzgrundverordnung können mit einer Kündigung der Vereinsmitgliedschaft geahndet werden.
§9 Inkrafttreten
Diese Datenschutzgrundverordnung wurde durch den Vorstand des Fördervereins Brinkweg-Spatzen am
11.01.2021 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft .